Az első lépés, amit megtehetünk (meg kell tennünk), hogy kiadjuk (delegáljuk) a feladataink egy részét egy munkatársunknak, vagy megbízunk egy alvállalkozót. Ezzel levegőhöz (időhöz) jutunk, hogy a fontosabb feladatainkkal is tudjunk végre foglalkozni.

Azonban vannak olyan feladatok, projektek, melyek túl nagyok ahhoz, hogy 1 ember hatékonyan vagy éppen időre el tudja végezni. Ilyenkor több embert bevonva, akár több szakterületről, tudjuk a leghatékonyabban és a leggyorsabban elvégezni ezt a munkát.

Csapatmunka buktatói

Könnyen belátható, hogy egy csapat sokkal hatékonyabban elvégez egy nagyobb munkát. Mégis sok esetben keservesen megy a munka, akár kudarcba is fullad vagy nem úgy készül el, mint ahogy azt előre elgondoltuk és a legritkább esetben készül el a tervek szerinti időre.

Mik azok, amikre csapatmunka esetén ügyelnünk kell?

Egyéni feladatvégzés esetén is sokat segít, ha jól megtervezzük, megszervezzük a munkát, csapatban azonban ez kritikus. De nézzük, hogy mik azok a szempontok, amire nagyon oda kell figyelni:

• Projekt céljainak és az elérendő eredményeknek a pontos definiálása. Ezt minden résztvevőnek pontosa ismerni kell!
• Projekt/munka pontos leírása (specifikáció).
• Projekt felosztása kisebb részekre. Minden részhez felelős rendelése.
• Folyamatos kommunikáció biztosítása.
• Munka ütemezése és ez alapján folyamatos ellenőrzése.
• A menetközben felmerült problémák alapján a terv módosíthatósága.
• Minden elvégzett munka, és menet közben összegyűlt információk pontos dokumentálása a résztvevők számára elérhető módon.

A lényeg, hogy a résztvevők között a kommunikáció, adatcsere könnyű legyen, így a menetközben felmerült kérdésekre gyorsan lehet reagálni.
A bTime új funkciói (projekt megosztás, esemény értesítő) ezeket a szempontokat figyelembe véve lettek kialakítva, így biztosítják a sikeres csapatmunka alapfeltételeit.

Mivel hosszúra nyúlt ez a levél, így az új funkciók használatát a következő levélben írom le. Most csak röviden a lényeg: a projekt adatlapon lehetőség van arra, hogy kiválasszuk azokat a munkatársakat, akik részt vesznek a projektben. Ennek hatására a résztvevők számára is elérhetővé válik ez a projekt. Projekt adatlapot a projekt felett állva a jobb egérgombbal lehet elérni.

Horváth Győző
időgazdálkodási tanácsadó